9 اشتباهي که در نرم افزار CRM نبايد انجام دهيد!

در حال حاضر بيشتر سيستم‌هاي CRM به "نقطه آسان و سفارشي سازي کليک" مي‌بالند. کاربران مديري که هيچ آموزش رسمي نديده اند، مي‌توانند به راحتي سيستم CRM سازمان خود را سفارشي سازي کنند، که در مقايسه با برنامه نويسي مورد نياز سيستم‌هاي قديمي، در وقت و هزينه صرفه جويي مي‌کند.

با اين وجود قدرت با مسئوليت همراه است. در صورتي که رويکرد اشتباهي حتي در تنظيمات اوليه CRM پيش بگيريد و بعداً بخواهيد تنظيمات نامناسب و داده‌هاي به دست آمده را به يک قالب کاربردي يا يک قالب با گزارش دهي راحت‌تر تبديل کنيد، در طولاني مدت بسيار هزينه بر خواهد بود.

در اينجا برخي از اشتباهات معمول سفارشي سازي CRM و نحوه جلوگيري از آن‌ها آورده شده است.

1. ايجاد فيلدهاي سفارشي بيش از حد

بهتر است که براي ايجاد يک فيلد سفارشي جديد، نوع داده‌هاي فيلد جديد و اعمال قوانين تجارت سفت و سخت يا آزادانه در فيلد جديد، اتفاق نظر تيمي وجود داشته باشد. افزودن مداوم فيلدهاي جديد بدون دورانديشي و توافق تيم مي‌تواند در نهايت فيلدهاي استفاده نشده يا اضافي ايجاد کند.

2. افزودن دريايي از کادرهاي انتخابي (چک باکس)

يک مثال دقيق تعداد بيش از حد فيلدهاي سفارشي شامل صفحه‌هايي است که ده‌ها چک باکس دارند.

به جاي ايجاد چک باکس‌هاي زياد تا کاربران آن‌ها را تيک بزنند، بهتر است از منظر مديريت داده‌ها و گزارش دهي، موجوديت يا ماهيتي مرتبط و سفارشي ايجاد کنيد و سپس به کاربران اجازه دهيد مقادير مناسب را انتخاب کنند.

3. درخواست به وارد کردن اطلاعات در بسياري از فيلدها

تعداد فيلدهاي ضروري در هر موجوديت يا ماهيت بايد در کمترين تعداد ممکن باشد. اگر کاربران به طور مداوم با شرايطي مواجه شوند که هنگام ايجاد يک سابقه جديد، قادر به جمع‌آوري تمام اطلاعاتي نباشند که در آن وارد کردن مقاديري به جز صفر از لحاظ فني اجباري هستند، با تعداد بالاي فيلدهاي ضروري از گزينش دلسرد مي‌شوند.

4- استفاده از ليست‌هاي انتخاب به جاي جدول جستجو(lookup)

به جاي ايجاد يک ليست انتخاب با ده‌ها مقدار پايين افت (drop down)، به طور معمول بهتر است يک جدول جستجو با يک موجوديت يا ماهيت سفارشي ايجاد کنيد. براي تعداد زيادي از مقادير بالقوه، يک جدول جستجو امکان جستجو را فراهم مي‌کند. يک فيلد جستجو همچنين امکان مشاهده مع از مقدار انتخاب شده به همه سوابق مرتبط را فراهم مي‌کند.

5. عدم استفاده از ليست‌هاي انتخابي وابسته

 مقادير موجود در يک ليست انتخاب اغلب به مقادير موجود در ليست انتخاب ديگر وابسته هستند. با کنترل اينکه چه مقاديري در يک ليست انتخاب بر اساس مقدار گزينش شده در ليست انتخاب ديگر ظاهر مي‌شود، کاربران در مسير وارد کردن اطلاعات به درستي هدايت مي‌شوند.

6. تنظيم نکردن قوانين احراز هويت

بياييد تصور کنيم که شرکت شما فقط به ايالات متحده و کانادا مي‌فروشد. براي اين دو کشور، مجموعه‌اي کاملاً مشخص از دو حرف اختصاري براي ايالت‌ها، منطقه‌ها و استان‌ها وجود دارد. با استفاده از قوانين احراز هويت، اطمينان از اينکه فقط دو مقدار حرف معتبر وارد شود، آسان است و شما در آخر با CA ،Calif ،California و Cafilorina که همه به يک ايالت اشاره دارند، روبرو نمي‌شويد.

7. ايجاد گروه بندي از فيلدهاي مسطح(flat fields)

بر خلاف مدير مخاطبflat field، در يک پايگاه داده CRM رابطه‌اي، هرگز نيازي به ايجاد مجموعه‌هاي اضافي فيلدهاي سفارشي مانند "خصوصيت شماره 1" ، "خصوصيت شماره 2" و غيره نيست.

در اين مثال بهتر است که هر خصوصيت رکورد جداگانه خود باشد.

8. عدم نمايش فيلدهاي مهم والد در جدول فرزند

اپليکيشن‌هاي CRM امکان نمايش فيلدهاي والد را به راحتي در نمايش رکورد فراهم مي‌کنند. به منظور صرفه جويي در پيمايش بالادست براي مشاهده داده هاي مهم ثبت والد، يک مدير حساب مي‌تواند به راحتي فيلدهاي بايگاني والد انتخاب شده را در داخل يک رکورد نمايش دهد.

9. تقسيم بندي سفارشي سازي‌ها بر اساس نقش‌هاي کاربر

اگر سازمان شما در بخش‌هاي مختلف كاربراني دارد كه نياز به دسترسي به سوابق CRM يکسان دارند اما بايد فيلدهاي سفارشي را مشاهده كنند كه فقط مختص نقش آن‌هاست، مي‌توانيد نمايش‌هاي ثبت را بر اساس نوع رکورد و/ يا بر اساس كاربر تقسيم بندي کنيد.

با اجتناب از اشتباهات سفارشي سازي CRM از جمله موارد گفته شده، سازمان شما مي‌تواند پس انداز کند و سيستم CRM مناسب‌تر‌ي داشته باشد.

بهترين نرم افزارهاي خدمات مشتريان براي کسب و کارهاي اينترنتي

بهترين نرم افزارهاي خدمات مشتريان براي کسب و کارهاي اينترنتي

9 اشتباهي که در نرم افزار CRM نبايد انجام دهيد!

5 ويژگي مارکتينگ که از يک نرم افزار CRM انتظار داريد

3 نرم افزار CRM براي شرکت هاي بيمه (مقايسه امکانات و محدوديت ها)